Eine Messe dauert drei Tage. Die Vorbereitungen dafür laufen über Monate. Dazwischen liegt ein Zeitplan, der keine Improvisation zulässt: die Rückwärtsplanung für die Messe. Wenn diese gut durchdacht ist, erspart sie Ihnen Mehrkosten, schlaflose Nächte und in letzter Minute gedruckte Werbematerialien.
Hier erfahren Sie, wozu er dient, welche Fristen er unbedingt enthalten muss und welche Fallstricke Zeit kosten.
Was ist eine Messe-Rückwärtsplanung?
Ein Messe-Rückwärtsplan ist ein rückwärts aufgebauter Zeitplan. Man geht also vom Eröffnungstermin aus und arbeitet sich dann in der Zeit zurück, um jede Aufgabe, jede Freigabe und jede Lieferung zum richtigen Zeitpunkt einzuplanen.
Konkret beantwortet er drei einfache Fragen: Was ist zu tun, wer macht es und bis wann? So wird er, wenn er gut aufgebaut ist, zum gemeinsamen Fahrplan für alle, die an Ihrem Messeauftritt arbeiten.
Warum eine Rückwärtsplanung für Messen unverzichtbar ist
Eine Messe lässt sich nicht verschieben. Der Termin steht schon Monate im Voraus fest, und alles andere muss sich danach richten. An einem Messestand sind jedoch viele Menschen beteiligt: Ihr Marketingteam, Ihre Geschäftsleitung, Ihre Vertriebsmitarbeiter, der Standbauer, der Veranstalter und manchmal auch eine Agentur oder eine Druckerei.
Ohne einen gemeinsamen Zeitplan arbeitet hingegen jeder in seinem eigenen Tempo. Die Folge: Eine Freigabe, die sich hinzieht, ein verspätet geliefertes Bildmaterial, eine Bestellung, die nach Ablauf der Frist aufgegeben wird. Und vor allem: Jede Verzögerung hat ihren Preis – in Form von Aufschlägen, Eilzuschlägen oder wegfallenden Optionen.
Umgekehrt verschafft Ihnen eine gut durchdachte Messe-Rückwärtsplanung Zeit zum Vergleichen, Nachdenken und für eine entspannte Entscheidung. Außerdem ist dies der beste Weg, Ihr Budget einzuhalten, da frühzeitig getroffene Entscheidungen fast immer kostengünstiger sind.
Die vom Veranstalter festgelegten Fristen
Zunächst einmal veröffentlicht jede Messe einen Ausstellerleitfaden. Dieses Dokument enthält Termine, die niemand verschieben kann, und diese kommen oft früher, als man denkt.
- Zunächst müssen die Standpläne zur technischen und sicherheitstechnischen Prüfung eingereicht werden.
- Technische Bestellungen: Strom, Wasser, Anschlagmittel für hängende Elemente. Nach Ablauf der Frist erhebt der Veranstalter Zuschläge.
- Als Nächstes die Ausstellerausweise und die Fahrzeugzugänge.
- Und schließlich die oft sehr engen Zeitfenster für den Auf- und Abbau.
Unser Tipp ist daher ganz einfach: Notieren Sie sich diese Termine gleich bei Ihrer Anmeldung und setzen Sie sie ganz oben in Ihren Messe-Zeitplan. Denn sie geben den Rhythmus für alles Weitere vor.
Die Schritte, die Sie selbst unternehmen müssen
Um diese Termine herum baut sich dann Ihr eigener Zeitplan auf. Legen Sie zunächst Ihre Ziele und Ihr Budget fest. Informieren Sie anschließend Ihren Standbauer so früh wie möglich: Die Gestaltung eines Messestandes erfordert mehrere Abstimmungsrunden, bevor das richtige Konzept feststeht.
Anschließend folgen die Freigabe des Projekts, die Vorbereitung der Bild- und Videomaterialien, die Auswahl der Standmöbel, die Einladungen an Ihre Kunden und die Organisation Ihres Teams vor Ort.
Wie viel Zeit sollte man einplanen? Bei einem anspruchsvollen Projekt in der Regel mehrere Monate. Ein modularer Messestand lässt sich schneller aufbauen als ein maßgeschneiderter: Auf unserer Seite zu Messeständen finden Sie einen Vergleich der Lieferzeiten nach Format.
Fehler, die eine rückwärtsgerichtete Messeplanung aus der Bahn werfen
Dennoch treten bestimmte Fehler immer wieder auf. Glücklicherweise lassen sie sich alle mit ein wenig Weitsicht vermeiden.
- Wenn man zu spät damit anfängt, muss man in jeder Phase den Preis für die Eile zahlen.
- Ein Datum aus dem Ausstellerleitfaden übersehen, zum Beispiel das Datum für die Einreichung der Pläne.
- Die Bildmaterialien in letzter Minute freigeben, ohne sie noch einmal durchzulesen.
- Das Projekt ändern, sobald es von der Messe genehmigt wurde.
- Die Zeit nach der Messe vernachlässigen: Nachfassaktionen, Nachbesprechung und Vorbereitung der nächsten Ausgabe.
Denken Sie schließlich auch an das nächste Jahr. Eine erfolgreiche Messe wirkt noch lange nach, und was Sie dieses Mal lernen, erleichtert Ihnen die nächste Messe. Ein wiederverwendbarer, modularer Messestand lässt sich von einer Messe zur nächsten wieder aufbauen und vereinfacht die Planung für die nächste Messe erheblich.
Ihre Rückwärtsplanung für die Messe beginnt hier
Die Messe ist nach wie vor ein wichtiges Ereignis für Unternehmen, wie UNIMEV, der Verband der Veranstaltungsbranche, betont. Bereiten Sie sich also in Ruhe darauf vor. Entdecken Sie unsere maßgeschneiderten Messestände, sehen Sie sich unsere Referenzprojekte an und teilen Sie uns dann mit, wo und wann Sie ausstellen. Wir erstellen gemeinsam mit Ihnen Ihren Zeitplan bereits beim ersten Gespräch.
→ Lassen Sie uns Ihren Zeitplan für die Messe erstellen
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